How-to: Data Retention - Aufbewahrungsfrist Aktivieren

Practical instruction and advice on how to take advantage of TeamDrive's features - Praktische Anleitung und Ratschläge zur Nutzung der Vorteile von TeamDrive.

How-to: Data Retention - Aufbewahrungsfrist Aktivieren

Postby Kenneth » 28 Aug 2019, 08:29

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Kenneth
 
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Configure a Data Retention Period for a New Space

Postby Kenneth » 28 Aug 2019, 08:33

The "data retention period" setting on a Space gives you the ability to configure a specific amount of time data in the Space will remain on our servers *before a user with administrator rights in the Space has the ability to permanently delete the data from our servers. This feature was developed with lawyers, tax advisors, governmental agencies, etc. in mind. However, this feature could be useful for anyone who is required, usually by law, to initially store certain data for a set period of time before the data are allowed to be permanently deleted. It is only possible to activate the "data retention period" feature during the Space creation process. In other words, it is not possible to activate this feature for an existing Space.

*As long as the setting "block file deletion during retention period" is not additionally activated for the Space, Space administrators can, at all times, permanently delete files from the server by taking the additional step of entering their password during the process of permanently deleting files from the server.


To activate data retention for a Space, please do the following:

In the TeamDrive client, click on "create Space" (alternatively, you can drag and drop a folder you wish to convert into a Space into the TeamDrive client). Once the "create Space" window is visible, click on "show advanced options" > "data retention period" and select the minimum amount of time the data in the Space shall remain on the server, before it can be permanently deleted.

- The minimum amount of time the data shall remain on the server before being able to be deleted can be extended after the fact but not reduced.

- Activate the setting "trash files after retention period" to have the files automatically put into the trash, once the data retention period has passed.

- Activate the setting "block file deletion during retention period" to prevent any files from being able to be deleted from the server before the retention period has passed. This setting can only be activated during the Space creation process. In other words, it is not possible to activate/deactivate this setting for an existing data retention Space.


To edit the data retention settings for a Space after the fact, please do the following:

Navigate to “Active Spaces”. Hover the mouse over the desired data retention Space (on iOS and Android swipe the Space from right to left) and click on “i” to open the Space’s “Information” page. Click on “Advanced” > "Data Retention". From there you have the possibility to edit the "data retention period" as well as activate/deactivate the "trash files after retention period" setting.
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Aufbewahrungsfrist für Einen Neuen Space Konfigurieren

Postby Kenneth » 28 Aug 2019, 08:34

Die Space-Einstellung "Aufbewahrungsfrist" gibt Ihnen die Möglichkeit, einen bestimmten Zeitraum für die Daten des Spaces zu konfigurieren, die auf unseren Servern verbleiben werden *bevor ein Benutzer mit Administratorrechten im Space die Möglichkeit hat, die Daten dauerhaft von unseren Servern zu löschen. Diese Funktion wurde unter Berücksichtigung von Rechtsanwälten, Steuerberatern, Regierungsbehörden usw. entwickelt. Diese Funktion kann jedoch für jeden nützlich sein, der, in der Regel gesetzlich vorgeschrieben, bestimmte Daten zunächst für einen bestimmten Zeitraum speichern muss, bevor die Daten dauerhaft gelöscht werden können. Die Aktivierung der Funktion "Aufbewahrungsfrist" ist nur während des Erstellen eines Spaces möglich. Mit anderen Worten, es ist nicht möglich, diese Funktion für einen bestehenden Space zu aktivieren.

*Solange die Einstellung "Verhindere Löschen von Dateien vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist" für den Space nicht zusätzlich aktiviert ist, können Space-Administratoren jederzeit Dateien dauerhaft vom Server löschen, indem sie den zusätzlichen Schritt der Passworteingabe während des Vorgehens des permanenten Löschens von Dateien vom Server durchführen.


So können Sie eine Aufbewahrungsfrist für einen Space aktivieren:

Klicken Sie im TeamDrive-Client auf "Space erstellen" (alternativ können Sie einen Ordner, den Sie in einen Space konvertieren möchten, per Drag & Drop in den TeamDrive-Client ziehen). Sobald das Fenster "Space erstellen" sichtbar ist, klicken Sie auf "Erweiterte Optionen einblenden" > "Aufbewahrungsfrist" und wählen Sie die Mindestdauer, während der die Daten im Space auf dem Server verbleiben sollen, bevor sie dauerhaft gelöscht werden können.

- Die Mindestdauer, die die Daten auf dem Server verbleiben müssen, bevor sie gelöscht werden können, kann nachträglich verlängert, aber nicht verkürzt werden.

- Aktivieren Sie die Einstellung "Lösche Dateien nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist", damit die Dateien nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist automatisch in den Papierkorb gelegt werden.

- Aktivieren Sie die Einstellung "Verhindere Löschen von Dateien vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist", um zu verhindern, dass Dateien vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist vom Server gelöscht werden können. Diese Einstellung kann nur während des Erstellen eines Spaces aktiviert werden. Das heißt, es ist nicht möglich, diese Einstellung für einen bestehenden Space zu aktivieren / deaktivieren.


Um die Einstellungen zur Aufbewahrungsfrist eines Spaces nachträglich zu bearbeiten, machen Sie bitte folgendes:

Klicken Sie im TeamDrive-Client auf “Aktive Spaces”. Bewegen Sie den Mauszeiger über den entsprechenden TeamDrive-Space mit einer Aufbewahrungsfrist (auf iOS und Android, wischen Sie den Space von rechts nach links) und klicken Sie auf “i”, um das “Information” -Fenster des Spaces zu öffnen. Klicken Sie dort auf "Erweitert" > "Aufbewahrungsfrist". Von dort aus haben Sie die Möglichkeit, die Einstellung "Aufbewahrungsfrist" zu bearbeiten sowie die Einstellung "Verschiebe Dateien nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist in den Papierkorb" zu aktivieren / deaktivieren.
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