Cloud storage consumption vs. size of files in filesystem

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Cloud storage consumption vs. size of files in filesystem

Postby Detlef Schmuck » 23 Feb 2017, 14:09

The amount of cloud storage used and shown in the TeamDrive app is allways different from the amount a space uses in the file system.

In the file system you have the current files only, in case they are all downloaded (offline available).

versus

On your cloud storage, your account shows:
- all current files
- all previous versions
- all trashed files in the trash of each space until the space admin empties the trash
- all transaction logs
- all space snapshots (enable a fast join)
- all server snapshots (enables Point in Time Recovery - PiTR) More on PiTR can be found below

Given this information you see that there is much more encrypted information in the cloud than in your file system.

Keep in mind that all files get lossless compressed before they are encrypted and send to the cloud. In case you have many office files in your space, they encrypt very well and a new space will use less amount of storage in the cloud as in your file system. This will change over time as you store more versions and all the history information in each space.

Point in Time Recovery

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We have recently implemented a new security feature called “Point in Time Recovery” (PiTR). PiTR enables users to roll their Spaces back to a previous time. To make rollbacks possible, the server automatically creates and stores snapshots of your Spaces on the server. The size of the server snapshots, however, are also calculated when determining the amount of storage used on the user. How much storage the server snapshots are using can be seen und “size and files”. The rollback function is only available to users with a paid license, i.e. on users with a professional (or secure office) license can perform a rollback. Server snapshots, however, are automatically created for all users. Server snapshots can be disabled by going to the info page of a Space, selecting ‘advanced’ and selecting “server snapshots”. Once server snapshots have been disabled, all server snapshots will be erased from the server and the storage will be freed.


Wir haben eine neue Sicherheitsfunktion, die wir Point in Time Recovery nennen (PiTR). Dieser Funktion ermöglicht das man ein "Rollback" auf einem Space machen bzw. man kann einen Space zu einer früheren Zeitpunkt wiederherstellen. Um diese Funktionalität zu ermöglichen, muss der Server Snapshots Ihre Spaces machen. Die Snapshots verbrauchen aber auch Ihren Speicherplatz. Unter “Größen und Dateien” können Sie sehen, wie viel Speicherplatz die Server Snapshots verbrauchen. Sie können unter den Einstellungen eines Spaces die Server-Snapshots ausschalten. Die Möglichkeit einen Space zu einem früheren Zeitpunkt wieder herzustellen ist nur mit einer kostenpflichtige Lizenz möglich. Mit einer kostenfreien Lizenz können Sie aber die Server-Snapshot Funktionalität ausschalten.
Detlef Schmuck
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Re: Cloud storage consumption vs. size of files in filesyste

Postby Detlef Schmuck » 11 Sep 2017, 12:30

To free up your cloud storage from unwanted data, you can select between a few different options.
You need Admin rights in the Space to finally delete files.

a) delete the trash of each space
- manually or
- automatically (active spaces -> space -> (i) information -> advanced -> Delete files after ...

Attention: Files will be kept in the Cloud until the corresponding Snapshots are deleted or expired (look a point c)

b) remove old / unwanted file versions
- manually or
- automatically (active spaces -> space -> (i) information -> advanced -> Max number of versions on server ...

c) delete unwanted snapshots
- manually or
- automatically (active spaces -> space -> (i) information -> advanced -> Server snapshots -> Configure Snapshots ->

off -> Update

and /or select the new wanted setting

change settings -> Update
Detlef Schmuck
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Angezeigter Cloud-Speicher im Gegensatz zum Dateisystem

Postby brohmann » 11 Jan 2018, 12:56

Die Menge an Cloud-Speicher, die in der TeamDrive-App verwendet und angezeigt wird, unterscheidet sich immer von der Menge, die ein Space im Dateisystem verwendet.

Im Dateisystem haben Sie nur die aktuellen Dateien, falls sie alle heruntergeladen wurden (offline verfügbar).

In Ihrem Cloud-Speicher zeigt Ihr Konto Folgendes an:
- Alle aktuellen Dateien
- alle vorherigen Versionen
- alle gelöschten Dateien im Papierkorb eines jeden Space, bis der Space-Admin den Papierkorb leert
- Alle Transaktionsprotokolle
- alle Space-Snapshots (ermöglichen einen schnellen Join)
- Alle Server-Snapshots (aktiviert die Point-in-Time-Wiederherstellung - PiTR) Weitere Informationen zu PiTR finden Sie weiter unten

Angesichts dieser Informationen sehen Sie, dass in der Cloud viel mehr verschlüsselte Informationen vorhanden sind als in Ihrem Dateisystem zu sehen sind.

Beachten Sie, dass alle Dateien verlustfrei komprimiert werden, bevor sie verschlüsselt und an die Cloud gesendet werden. Wenn Sie viele Office-Dateien in Ihrem Bereich haben, werden diese stark komprimiert und benötigen weniger Speicherplatz in der Cloud als in Ihrem Dateisystem. Dies wird sich mit der Zeit ändern, wenn mehr Versionen und alle Verlaufsinformationen gespeichert werden.

Um Ihren Cloud-Speicher von unerwünschten Daten zu befreien, können Sie zwischen verschiedenen Optionen wählen.
Sie benötigen Administratorrechte im Space, um Dateien endgültig zu löschen.

a) Löschen Sie den Papierkorb jedes Speicherplatzes
- manuell oder
- automatisch (aktive Spaces -> Space -> (i) Informationen -> Erweitert -> Dateien löschen nach ...

Achtung: Dateien werden in der Cloud aufbewahrt, bis die entsprechenden Snapshots gelöscht oder abgelaufen sind (siehe Punkt c)

b) alte / unerwünschte Dateiversionen entfernen
- manuell oder
- automatisch (aktive Spaces -> Space -> (i) Informationen -> Erweitert -> Maximale Anzahl der Versionen auf dem Server ...

c) lösche unerwünschte Snapshots
- manuell oder
- Automatisch (aktive Spaces -> Space -> (i) Informationen -> Erweitert -> Server-Snapshots -> Snapshots konfigurieren ->

aus -> Aktualisieren

und / oder wählen Sie die neue gewünschte Einstellung

Einstellungen ändern -> Aktualisieren
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Re: Cloud storage consumption vs. size of files in filesyste

Postby joehosch4 » 12 Jan 2018, 09:36

Hallo,
Tut mir leid, aber das ist wohl für alle TD3 User das Aus.
Da man die Speicherverwaltung nicht abstellen kann ist jetzt wohl mein Speicherplatz dauerhaft belegt. Ich habe alle Daten und Papierkorb gelöscht um Speicherplatz frei zu machen, aber das war wohl ein falscher Weg, denn wenn alles noch mal gespiegelt wird und man das nicht ausschalten kann, dann kann ich das wohl vergessen. :)
Ich habe als Alternative wohl nur noch den Server in meiner Fritz-Box. :D

Ich sehe auch keine Möglichkeit, wie man das Problem lösen könnte als den Umstieg auf Version 4. Die hatte ich ausprobiert, aber das war mir zu umständlich und kompliziert. Vor allem habe ich nicht das grundlegende Konzept in genügend kurzer Zeit verstanden und Tagelange Einarbeitung war mir die Sache nicht wert. Alles war anders. Inzwischen haben sich sie Leute wohl daran gewöhnt. Wird Zeit wieder alles umzuwerfen. :D
Ich könnte auch den Account ganz löschen und neu anlegen. Vermutlich hilft das aber auch nicht.

Horst
joehosch4
 
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Re: Cloud storage consumption vs. size of files in filesyste

Postby Detlef Schmuck » 12 Jan 2018, 11:58

@joehosch4 Die TeamDrive "Default" Voreinstellung kann nur auf dem TD 4 Client geändert werden. Der Standard ist 30 Tage und damit bleiben Ihre gelöschten Inhalte 30 Tage wiederherstellbar. Nach 30 Tagen werden die Snapshots dann automatisch gelöscht und der Speicherplatz in der Cloud wieder freigegeben. Die Vorhaltezeit kann in TeamDrive 4 abgeschaltet oder verkürzt werden. Der Benutzer der die Einstellungen ändern möchte benötigt Admin Rechte in dem Space.
https://www.teamdrive.com/en/new/
Detlef Schmuck
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