Local vs. Cloud Usage - Lokale vs. Cloud-Speicher Nutzung

Local vs. Cloud Usage - Lokale vs. Cloud-Speicher Nutzung

Postby Detlef Schmuck » 23 Feb 2017, 14:09

Top: English
Darunter: Deutsch
Detlef Schmuck
TeamDrive Team Member
 
Posts: 645
Joined: 07 Jul 2008, 19:20

Local Storage Used versus Cloud Storage Used

Postby Detlef Schmuck » 11 Sep 2017, 12:30

The amount of cloud storage used and shown in the TeamDrive client generally differs from the amount of storage used in the local file system of your device.

To put things into perspective, the local file system of your device contains only the current versions of files marked as “offline available”. However, on the server, the following is stored and calculated into your cloud storage usage:

- all files stored in all of your Spaces, whether the Spaces are active or inactive
- all previous versions of files (default setting)
- the contents of each Space’s trash
- all server snapshots of each Space

The server stores all data pertaining to your Spaces until the data are permanently deleted from the server. In some cases, the size of a Space on the server may be smaller than the size of the Space in the local file system of your device. This is because all data are compressed and encrypted before they are uploaded to the server. The local Space files on your computer are, however, neither compressed nor encrypted and typically use a little more space than the compressed files on the server. However, the size of a Space generally increases once the amount of file versions increases and once server snapshots begin to be created.

To free up cloud storage from unwanted or no longer needed data, please try the following options (please be advised that to permanently delete files from the server you need administrator rights in the given Space).


a) Delete unwanted or no longer need file versions. File versions can be manually or automatically deleted.

To manually delete individual versions of a file from the server, please do the following:

Navigate to “Active Spaces” and locate the desired file. Hover the mouse over the desired file (on iOS and Android swipe the file from right to left) and click on “i” to open the file’s “Information” page. Click on “Versions” to display the file's version tree. To delete an individual file version from the server, hover the mouse over the desired file version (on iOS and Android swipe the file version from right to left) and click on the trash can to delete the file from the server.


To automatically delete versions of a file from the server, please do the following:

Navigate to “Active Spaces”. Hover the mouse over the desired Space (on iOS and Android swipe the Space from right to left) and click on “i” to open the Space’s “Information” page. Click on “Advanced” > “Max Versions Stored on Server” to configure the maximum number of versions files in this Space are allowed to have stored on the server. All file versions beyond the limit set will be automatically deleted from the server. This limit can be changed at any time.


b) Empty a Space’s trash. A Space’s trash can be manually or automatically emptied.

To manually empty a Space’s trash, please do the following:

In TeamDrive’s main view, click on the section “Trash”. Hover the mouse over the desired Space (on iOS and Android swipe the Space from right to left) and click on the trash can to delete the entire contents of the Space’s trash from the server. If you would like to only delete specific files from a Space’s trash, click directly on the Space to enter the Space. Hover the mouse over the desired file or folder (on iOS and Android swipe the file or folder from right to left) and click on the trash can to delete the file or folder from the trash and ultimately from the server.


To configure automatic trash cleanup for a Space, please do the following:

Navigate to “Active Spaces”. Hover the mouse over the desired Space (on iOS and Android swipe the Space from right to left) and click on “i” to open the Space’s “Information” page. Click on “Advanced” > “Delete Files in Trash After” to configure a time interval for when files should be automatically deleted from a Space's trash and ultimately from the server.

Please be advised that all files deleted from the server remain, initially, in a server snapshot for 30 days (default setting) or until the server snapshots are manually deleted. Whichever comes first. As long as the server snapshots feature is activated, files deleted from the trash will appear to be deleted from the server but will actually remain stored in a server snapshot, until the snapshot has been deleted. This is a recovery feature developed to give users the possibility to restore files inadvertently deleted from the trash or to restore Spaces which fell victim to ransom viruses (e.g. Locky).


c) Delete unwanted or no longer needed server snapshots.

In order to be able to delete individual server snapshots for a specific Space, administrator rights within that Space are required.

What are server snapshots?

Server snapshots are an important part of a data recovery feature, which allows users to roll a Space back to an earlier point in time. To make rollbacks possible, the client automatically generates and stores server snapshots of your Spaces on the server. The size of the server snapshots, however, are also included when calculating the amount of storage used on the server.

Server snapshots is a server-side feature, which means it is, as a default setting, activated for all users regardless of which TeamDrive client version they are using. However, to manage and use the server snapshots a minimum TeamDrive client version of 4.5.5 and a professional TeamDrive client license are required. A free TeamDrive client license only allows you to completely enable or disable the server snapshots feature. It is not possible to manage your server snapshots and/or roll the Space back to an earlier point in time.

In order to be able to delete individual server snapshots for a specific Space, administrator rights within that Space are required.


To delete individual server snapshots, please do the following:

Navigate to “Active Spaces”. Hover the mouse over the desired Space (on iOS and Android swipe the Space from right to left) and click on “i” to open the Space’s “Information” page. Click on “Advanced” > “Server Snapshots”. To configure server snapshots, or disable the feature altogether, click on “Configure Server Snapshots”. (Disabling server snapshots will permanently delete all server snapshots.)To delete individual server snapshots, hover the mouse over a server snapshot (on iOS and Android swipe the server snapshot from right to left) and click on the trash can. Please be advised, that all server snapshots older than the selected server snapshot will also be deleted.


To deactivate or configure server snapshots, please do the following:

Navigate to “Active Spaces”. Hover the mouse over the desired Space (on iOS and Android swipe the Space from right to left) and click on “i” to open the Space’s “Information” page. Click on “Advanced” > “Server Snapshots”. To configure server snapshots, or disable the feature altogether, click on “Configure Server Snapshots”. To deactivate server snapshots turn off the switch next to “Enable Server Snapshots”. Click "Update" to save your changes. Disabling server snapshots will permanently delete all server snapshots.

If you are neither the Space owner nor have administrator rights within the Space, it will be necessary to contact a user with administrator rights within and request that the necessary server snapshots be deleted.


To find out who the owner of a Space is, please do the following:

Navigate to “Active Spaces”. Hover the mouse over the desired Space (on iOS and Android swipe the Space from right to left) and click on “i” to open the Space’s “Information” page. Click on “Server”. The Space owner is displayed next to the text “Owner”.


To find out which members of a Space have administrator rights, please do the following:

Navigate to “Active Spaces”. Hover the mouse over the desired Space (on iOS and Android swipe the Space from right to left) and click on “i” to open the Space’s “Information” page. Click on “Members” to see a full list of all members of the Space and their respective user rights within the Space.


To find out how much storage the server snapshots are occupying on the server, please do the following:

Navigate to “Active Spaces”. Hover the mouse over the desired Space (on iOS and Android swipe the Space from right to left) and click on “i” to open the Space’s “Information” page. Click on “Size and Files” to see how much storage the Space is using on the server.

A quick way to free up storage is to disable the server snapshots feature for about 15 minutes (it usually takes 10-15 minutes for the server snapshots to be permanently deleted from the server). Once everything has been permanently deleted from the server, the server snapshots feature can be reenabled. An alternative would be to individually delete specific server snapshots. Both methods are described above.


d) Permanently delete Spaces from the server.

In order to be able to permanently delete a Space from the server, you need administrator rights in the Space.

To permanently delete a Space from the server, please do the following:

Navigate to "Active Spaces" and locate the desired Space. Hover the mouse pointer over the Space (on iOS and Android devices swipe the Space from right to left) and click on the trash symbol. Select "Delete On Server" to permanently delete the Space from the server.
Detlef Schmuck
TeamDrive Team Member
 
Posts: 645
Joined: 07 Jul 2008, 19:20

Angezeigter Cloud-Speicher Nutzung vs. Dateisystem Nutzung

Postby brohmann » 11 Jan 2018, 12:56

Die Menge an Cloud-Speicher, die in der TeamDrive-Anwendung verwendet und angezeigt wird, unterscheidet sich immer von der Menge, die Ihre Spaces im lokalen Dateisystem verwenden.

Im lokalen Dateisystem haben Sie nur die aktuellen Versionen der heruntergeladenen Dateien des Spaces.

In Ihrem TeamDrive-Cloud-Speicher-Depot wird folgendes angezeigt:
- alle Dateien Ihrer Spaces, egal ob die Spaces aktiv oder inaktiv sind
- alle vorherigen Versionen
- alle gelöschten Dateien im Papierkorb eines jeden Spaces, bis der Space-Administrator den Papierkorb des Spaces leert
- alle Server-Snapshots

Angesichts dieser Informationen sehen Sie, dass in der Cloud viel mehr verschlüsselte Informationen vorhanden sind als in Ihrem Dateisystem zu sehen sind. Beachten Sie, dass alle Dateien verlustfrei komprimiert werden, bevor sie verschlüsselt und an die Cloud gesendet werden. Wenn Sie viele Office-Dateien in Ihrem Bereich haben, werden diese stark komprimiert und benötigen weniger Speicherplatz in der Cloud als in Ihrem Dateisystem. Dies wird sich mit der Zeit ändern, wenn mehr Versionen und alle Verlaufsinformationen gespeichert werden.

Um Ihren Cloud-Speicher von unerwünschten Daten zu befreien, können Sie zwischen verschiedenen Optionen wählen. Sie benötigen Administratorrechte im Space, um Dateien endgültig zu löschen. Sie können:


a) alte / unerwünschte Dateiversionen manuell oder automatisch entfernen.

So können Sie individuelle Dateiversionen vom Server löschen:

Klicken Sie im TeamDrive-Client auf “Aktive Spaces”. Suchen Sie die gewünschte Datei aus. Bewegen Sie den Mauszeiger über die entsprechende Datei (unter iOS und Android wischen Sie die Datei von rechts nach links) und klicken Sie auf “i”, um das “Information” -Fenster der Datei zu öffnen. Klicken Sie dort auf “Versionen”, um den Versions-Baum der Datei hochzubringen. Bewegen Sie den Mauszeiger über die entsprechende Dateiversion (unter iOS und Android wischen Sie die Dateiversion von rechts nach links) und klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol, um die Dateiversion vom Server zu löschen.

So können Sie innerhalb eines Spaces Dateiversionen automatisch vom Server löschen bzw. die Anzahl der Versionen Dateien, die auf dem Server gespeichert werden, ändern:

Klicken Sie im TeamDrive-Client auf “Aktive Spaces”. Bewegen Sie den Mauszeiger über den entsprechenden TeamDrive-Space (unter iOS und Android wischen Sie den Space von rechts nach links) und klicken Sie auf “i”, um das “Information” -Fenster des Spaces zu öffnen. Klicken Sie dort auf “Erweitert” > “Max. Anzahl von Version auf dem Server”, um ein Limit der Versionen der im Space enthaltenen Dateien zu setzen. Nach dem Setzen dieses Limits, werden alle Dateiversionen, die dieses Limit überschreiten, sofort und permanent vom Server gelöscht. Dieses Limit kann jederzeit geändert werden.


b) den Papierkorb des Spaces leeren. Der Papierkorb eines Spaces kann entweder manuell oder automatisch gelöscht werden.

So können Sie den Papierkorb eines Spaces manuell leeren:

Klicken Sie in der Hauptansicht des TeamDrive-Clients “Papierkorb”. Bewegen Sie den Mauszeiger über den entsprechenden TeamDrive-Space (unter iOS und Android wischen Sie den Space von rechts nach links) und klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol, um den gesamten Papierkorb des Spaces zu leeren. Wenn Sie bestimmte Dateien oder bestimmten Ordner vom Papierkorb des Spaces löschen möchten, klicken Sie einmal auf den Space, um den Inhalt des Spaces zu sehen. Bewegen Sie den Mauszeiger über den entsprechenden Ordner oder die entsprechende Datei (unter iOS und Android wischen Sie den Ordner oder die Datei von rechts nach links) und klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol, um den Ordner oder die Datei vom Server zu löschen.

So können Sie den Papierkorb eines Spaces einstellen, damit er automatisch geleert wird:

Klicken Sie im TeamDrive-Client auf “Aktive Spaces”. Bewegen Sie den Mauszeiger über den entsprechenden TeamDrive-Space (unter iOS und Android wischen Sie den Space von rechts nach links) und klicken Sie auf “i”, um das “Information” -Fenster des Spaces zu öffnen. Klicken Sie dort auf “Erweitert” > “Lösche Dateien im Papierkorb nach”, um ein Zeitintervall das automatische Leeren des Papierkorbs auszuwählen.

Achtung: Vom Server gelöschten Dateien bleiben in Ihrem TeamDrive-Cloud-Speicher-Depot, bis die entsprechenden Server-Snapshots vom Server gelöscht werden oder ablaufen. Solange das Server-Snapshots-Feature eingeschaltet ist, werden Dateien, die Sie vom Papierkorb eines Spaces entleert haben, nicht sofort vom Server gelöscht sondern erst in einem Server-Snapshot gespeichert, falls Sie innerhalb der nächsten 30 Tage (Default-Einstellung) merken, dass Sie diese Dateien eigentlich nicht permanent vom Server löschen mochten.


c) unerwünschte Server-Snapshots eines Spaces löschen.

Um Server-Snapshots löschen zu können, brauchen Sie Administratorrechte innerhalb des Spaces.

Was sind Server-Snapshots?

Server-Snapshots sind eine Sicherheitsfunktion, die ermöglichen, dass man ein "Rollback" in einem Space durchführen kann bzw. man kann einen Space zu einem früheren Zeitpunkt wiederherstellen. Um diese Funktionalität zu ermöglichen, muss der TeamDrive-Server Snapshots von Ihren Spaces machen. Die Snapshots verbrauchen aber auch Ihren TeamDrive-Cloud-Speicher.

Um einen Space zu einem früheren Zeitpunkt wiederherzustellen oder die Server-Snapshots im Client verwalten zu können, ist eine kostenpflichtige TeamDrive Professional Client-Lizenz ab Version 4.5.5 und Administratorrechte im entsprechenden Space erforderlich. Mit einer kostenfreien Lizenz können Sie die Server-Snapshot Funktionalität nur komplett ein- oder ausschalten.

Um Server-Snapshots löschen zu können, benötigen Sie Administratorrechte innerhalb des entsprechenden Spaces.

So können Sie Server-Snapshots konfigurieren oder löschen:

Klicken Sie im TeamDrive-Client auf “Aktive Spaces”. Bewegen Sie den Mauszeiger über den entsprechenden TeamDrive-Space (unter iOS und Android wischen Sie den Space von rechts nach links) und klicken Sie auf “i”, um das “Information” -Fenster des Spaces zum öffnen. Klicken Sie dort auf “Erweitert” > "Server Snapshots". Um die Server-Snapshots zu konfigurieren oder die Server-Snapshots-Funktion komplett auszuschalten, klicken Sie auf "Konfiguriere Snapshots". (Das ausschalten der Server-Snapshots wird alle Server-Snapshots-Funktion permanent vom Server löschen.)Um einzelne Server-Snapshots zu löschen, zeigen Sie mit der Maus auf einen Sever-Snapshot (unter iOS und Android wischen Sie den Server-Snapshot von rechts nach links) und klicken Sie auf den Papierkorb. Alle Server-Snapshots, die älter sind als der gewählte Server-Snapshot, werden ebenfalls gelöscht.

So können Sie die Server-Snapshots-Funktion ausschalten bzw. deaktivieren:

Klicken Sie im TeamDrive-Client auf “Aktive Spaces”. Bewegen Sie den Mauszeiger über den entsprechenden TeamDrive-Space (unter iOS und Android wischen Sie den Space von rechts nach links) und klicken Sie auf “i”, um das “Information” -Fenster des Spaces zu öffnen. Klicken Sie dort auf “Erweitert” > "Server Snapshots". Um die Server-Snapshots zu konfigurieren oder die Server-Snapshots-Funktion komplett ein- oder auszuschalten, klicken Sie auf "Konfiguriere Snapshots". Klicken Sie auf den Schalter neben "Server Snapshots einschalten", um die Server-Snapshots-Funktion auszuschalten. Klicken Sie anschließend auf "Update", um die Änderungen zu speichern. Das ausschalten der Server-Snapshots-Funktion wird alle Server-Snapshots permanent vom Server löschen.

Wenn Sie weder Space-Besitzer(in) sind noch Administratorrechte im Space haben, müssen Sie einen/eine Benutzer(in) bitten, der/die die Administratorrechte im Space hat, die Server-Snapshots zu löschen.

So können Sie herausfinden, wer der/die Space-Besitzer(in) eines Spaces ist:

Klicken Sie im TeamDrive-Client auf “Aktive Spaces”. Bewegen Sie den Mauszeiger über den entsprechenden TeamDrive-Space (unter iOS und Android wischen Sie den Space von rechts nach links) und klicken Sie auf “i”, um das “Information” -Fenster des Spaces zu öffnen. Klicken Sie dort auf “Server”. Der/Die Besitzer(in) des Spaces befindet sich im oberen Teil des Fensters neben dem Eintrag “Besitzer”.

So können Sie herausfinden, wer in einem Space Administratorrechte hat:

Klicken Sie im TeamDrive-Client auf “Aktive Spaces”. Bewegen Sie den Mauszeiger über den entsprechenden TeamDrive-Space (unter iOS und Android wischen Sie den Space von rechts nach links) und klicken Sie auf “i”, um das “Information” -Fenster des Spaces zu öffnen. Klicken Sie dort auf “Mitglieder”. Im Fenster “Mitglieder” sehen Sie eine Liste aller Mitglieder dieses Spaces. Unter jedem Space-Mitglied stehen die Zugriffsrechte des Space-Mitglieds innerhalb dieses TeamDrive-Spaces.

So können Sie sehen, wie viel Speicherplatz die Server-Snapshots auf dem Server verbrauchen:

Klicken Sie im TeamDrive-Client auf “Aktive Spaces”. Bewegen Sie den Mauszeiger über den entsprechenden TeamDrive-Space (unter iOS und Android wischen Sie den Space von rechts nach links) und klicken Sie auf “i”, um das “Information” -Fenster des Spaces zu öffnen. Klicken Sie dort auf “Größen und Dateien”, um den TeamDrive-Cloud-Speicherverbrauch des Spaces zu sehen.

Um Speicherplatz freizumachen, können die Server Snapshots ausgeschaltet werden. Nachdem alles permanent vom Server gelöscht ist, können Sie die Server-Snapshots wieder aktivieren. Wenn Sie eine kostenpflichtige TeamDrive-Lizenz haben, können Sie auch einzelne Server-Snapshots löschen.


d) Spaces permanent vom Server löschen.

Um Spaces permanent vom Server löschen zu können, benötigen Sie Administratorrechte im Space.

So können Sie individuelle Spaces vom Server löschen:

Klicken Sie im TeamDrive-Client auf “Aktive Spaces”. Bewegen Sie den Mauszeiger über den entsprechenden TeamDrive-Space (auf iOS und Android, wischen Sie den Space von rechts nach links) und klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol. Wählen Sie "Auf dem Server Löschen" aus, um den Space permanent vom Server zu löschen.
brohmann
 
Posts: 28
Joined: 19 Sep 2017, 13:02

Re: Cloud storage consumption vs. size of files in filesyste

Postby joehosch4 » 12 Jan 2018, 09:36

Hallo,
Tut mir leid, aber das ist wohl für alle TD3 User das Aus.
Da man die Speicherverwaltung nicht abstellen kann ist jetzt wohl mein Speicherplatz dauerhaft belegt. Ich habe alle Daten und Papierkorb gelöscht um Speicherplatz frei zu machen, aber das war wohl ein falscher Weg, denn wenn alles noch mal gespiegelt wird und man das nicht ausschalten kann, dann kann ich das wohl vergessen. :)
Ich habe als Alternative wohl nur noch den Server in meiner Fritz-Box. :D

Ich sehe auch keine Möglichkeit, wie man das Problem lösen könnte als den Umstieg auf Version 4. Die hatte ich ausprobiert, aber das war mir zu umständlich und kompliziert. Vor allem habe ich nicht das grundlegende Konzept in genügend kurzer Zeit verstanden und Tagelange Einarbeitung war mir die Sache nicht wert. Alles war anders. Inzwischen haben sich sie Leute wohl daran gewöhnt. Wird Zeit wieder alles umzuwerfen. :D
Ich könnte auch den Account ganz löschen und neu anlegen. Vermutlich hilft das aber auch nicht.

Horst
joehosch4
 
Posts: 1
Joined: 12 Jan 2018, 09:21

Re: Cloud storage consumption vs. size of files in filesyste

Postby Detlef Schmuck » 12 Jan 2018, 11:58

@joehosch4 Die TeamDrive "Default" Voreinstellung kann nur auf dem TD 4 Client geändert werden. Der Standard ist 30 Tage und damit bleiben Ihre gelöschten Inhalte 30 Tage wiederherstellbar. Nach 30 Tagen werden die Snapshots dann automatisch gelöscht und der Speicherplatz in der Cloud wieder freigegeben. Die Vorhaltezeit kann in TeamDrive 4 abgeschaltet oder verkürzt werden. Der Benutzer der die Einstellungen ändern möchte benötigt Admin Rechte in dem Space.
https://www.teamdrive.com/en/new/
Detlef Schmuck
TeamDrive Team Member
 
Posts: 645
Joined: 07 Jul 2008, 19:20


Return to General Info, Support and Knowledge Base - Allegemeine Informationen, Support und Wissensdatenbank

Who is online

Users browsing this forum: No registered users and 1 guest

cron